Piknik Branży Eventowej – Regulamin

REGULAMIN „PIKNIKU BRANŻY EVENTOWEJ – SPOTKAJMY SIĘ!”

organizowanego na otwartej przestrzeni eventowej firmy Mistrzowie Imprez w dniu 5 lipca 2020 r.

§ 1 Postanowienia Ogólne

  1. Niniejszy Regulamin obowiązuje w trakcie trwania „Pikniku Branży Eventowej – spotkajmy się!” w dniu 05.07.2020 r. w godzinach od 14:00 do 20:00, zwanego dalej „Imprezą”.
  2. Organizatorem „Pikniku Branży Eventowej – spotkajmy się!” jest firma Mistrzowie Imprez Marcin Rybarczyk z siedzibą w: Gassy 26A, 05-520 Konstancin-Jeziorna, NIP: 1230936881
  3. Celem Regulaminu jest zapewnienie bezpieczeństwa przez określenie zasad zachowania się osób obecnych na „Pikniku Branży Eventowej – spotkajmy się!” i korzystania przez nie z terenu, na którym odbywa się impreza, a także znajdujących się na nim urządzeń.
  4. Każdy Uczestnik biorący udział (w tym: rodzic lub opiekun prawny dzieci biorących udział) w Imprezie winien zapoznać się z treścią niniejszego Regulaminu. Uczestnictwo w Imprezie oznacza zaakceptowanie postanowień Regulaminu.
  5. Miejscem organizacji Imprezy jest otwarty teren eventowy firmy Mistrzowie Imprez Marcin Rybarczyk pod adresem Gassy 26A, 05-520 Konstancin-Jeziorna.

§ 2 Zasady Porządkowe

  1. Impreza ma charakter otwarty. Prawo wstępu mają dorośli oraz dzieci i młodzież wraz z rodzicami lub opiekunami prawnymi (osoby małoletnie uczestniczą w Imprezie na wyłączną odpowiedzialność osób, które sprawują nad nimi opiekę).
  2. Wstęp na Imprezę jest bezpłatny, ale wymagający rejestracji przez formularz Organizatora na stronie wydarzenia https://www.facebook.com/events/2797421783699911 lub poprzez kontakt bezpośredni z Organizatorem: https://www.mistrzowieimprez.pl/kontakt/
  3. Liczba miejsc jest limitowana i zgodnie z aktualnymi wytycznymi epidemiologicznymi wynosi maksymalnie 150 Uczestników.
  4. Uczestnicy Imprezy obowiązani są zachowywać się w sposób niezagrażający bezpieczeństwu własnemu i innych osób obecnych na tej imprezie oraz stosować się do zaleceń przedstawicieli Organizatora oraz służb porządkowych, mających na celu zapewnienie im bezpieczeństwa i porządku.
  5. Osoby nietrzeźwe lub będące pod wpływem środków odurzających, stwarzające ryzyko niebezpieczeństwa, potencjalnie zagrażające porządkowi publicznemu nie będą wpuszczane na teren obiektu w czasie trwania Imprezy.
  6. Uczestnicy Imprezy są zobowiązani do poszanowania sprzętu, wszelkich urządzeń i instalacji technicznych oraz mienia stanowiącego własność organizatora i właściciela obiektu.
  7. Uczestnik Imprezy ponosi odpowiedzialność w przypadku, gdy wyrządzi szkodę osobom trzecim. Organizator nie przejmuje odpowiedzialności względem osób trzecich, w czasie przebywania na terenie Imprezy.
  8. Organizator nie sprawuje pieczy (opieki – w szczególności dotyczy osób nieletnich) nad uczestnikami Imprezy i nie odpowiada za mienie Uczestników pozostawione na terenie wydzielonym na wydarzenie.
  9. Przedstawiciele Organizatora są uprawnieni do wydawania poleceń porządkowych osobom zakłócającym porządek lub zachowującym się niezgodnie z Regulaminem, a w przypadku niewykonania tych poleceń – wezwania ich do opuszczenia Imprezy.
  10. W szczególności zakazuje się:
    1. niszczenia oznaczeń i tablic informacyjnych, nośników reklamowych, urządzeń i sprzętu znajdującego się na terenie imprezy,
    2. jakiegokolwiek działania mogącego stanowić zagrożenie dla życia, zdrowia lub bezpieczeństwa osób przebywających na terenie Imprezy,
    3. niszczenia trawników, krzewów i drzew znajdujących się na terenie imprezy,
    4. wnoszenia i spożywania napojów alkoholowych, narkotyków i innych środków odurzających, materiałów pirotechnicznych, petard, fajerwerków, materiałów pożarowo niebezpiecznych,
    5. palenia tytoniu (nie dotyczy wyznaczonych do tego miejsc),
    6. przenoszenia urządzeń bądź mienia znajdującego się na terenie obiektu,
    7. wzniecania ognia,
    8. tarasowania dróg i przejść ewakuacyjnych samochodami, rowerami, czy innymi pojazdami bądź sprzętami, pod groźbą odholowania pojazdu na koszt właściciela, bądź usunięcia sprzętu przez służby porządkowe.
  11. Punkt pomocy przedmedycznej na wypadek konieczności udzielenia nagłej pomocy znajduje się na terenie Imprezy.
  12. W przypadku zauważenia pożaru lub innego miejscowego zagrożenia należy powiadomić Organizatora oraz osoby bezpośrednio zagrożone i jak najszybciej opuścić miejsce zagrożenia.

§ 3 Ochrona Wizerunku i Dane Osobowe

  1. Organizator może utrwalać przebieg Imprezy dla celów dokumentacji oraz promocji lub reklamy Imprezy. Wizerunek osób przebywających na terenie imprezy może zostać utrwalony, a następnie rozpowszechniany dla celów dokumentacyjnych, sprawozdawczych, reklamowych oraz promocyjnych.
  2. Udział w Imprezie jest równoznaczny z udzieleniem nieodpłatnej zgody na wykorzystanie wizerunku Uczestników utrwalonego w trakcie Imprezy.
  3. Administratorem danych osobowych zbieranych od Uczestników jest Organizator.
  4. Przetwarzanie danych osobowych zbieranych w ramach Imprezy odbywać się będzie na zasadach przewidzianych w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
  5. Dane osobowe Uczestników będą przetwarzane w celu weryfikacji możliwości uczestnictwa w Imprezie oraz na potrzeby przeprowadzenia i rozstrzygnięcia Konkursów oraz innych atrakcji podczas Imprezy.
  6. Podanie danych osobowych przez Uczestników ma charakter dobrowolny, ale jest niezbędne do udziału w Imprezie, Konkursach oraz innych atrakcjach.
  7. Uczestnikom Imprezy, którzy podali swoje dane osobowe, przysługuje prawo dostępu do treści tych danych oraz z zastrzeżeniem przepisów prawa przysługuje prawo do:
    1. sprostowania danych,
    2. usunięcia danych,
    3. ograniczenia przetwarzania danych,
    4. przenoszenia danych,
    5. wniesienia sprzeciwu,
    6. cofnięcia zgody w dowolnym momencie.
  8. Organizator będzie zbierał od Uczestników następujące dane osobowe:
    1. imię i nazwisko,
    2. telefon kontaktowy.
  9. Organizator oświadcza, iż dane Uczestników nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą poddawane profilowaniu, a także nie będą udostępniane podmiotom zewnętrznym, z wyjątkiem przepisów przewidzianych przepisami prawa.
  10. Z uwagi na epidemię wirusa SARS-CoV-2 ww. dane mogą w szczególności zostać przekazane na wniosek Głównego Inspektoratu Sanitarnego.
  11. Dane Uczestników będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji wyżej określonych celów.
  12. Osoby przebywające na terenie imprezy mogą zostać poddane kontroli bezpieczeństwa przed wejściem na teren pikniku, jak również na jego terenie.
  13. Niniejszy Regulamin jest dostępny na stronie internetowej Organizatora oraz w punkcie informacyjnym na terenie imprezy.
  14. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego.
  15. Regulamin wchodzi w życie 5 lipca 2020 r. – w dniu, w którym odbywa się „Piknik Branży Eventowej – spotkajmy się!”.

§ 4 Wytyczne dodatkowe w trakcie epidemii wirusa SARS-CoV-2 w Polsce

Wewnętrzne zasady Organizatora wydarzenia

  1. Organizator powołuje koordynatora do spraw zdrowotnych, delegując go do zadań związanych z dbałością o zachowanie wszelkich procedur oraz stałego kontaktu z wyznaczoną osobą z właściwej powiatowej stacji sanitarno-epidemiologicznej (Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Piasecznie z/s Chylicach).
  2. Organizator zapewnia dodatkowe procedury dla osób pracujących przy realizacji wydarzenia:
    1. zebranie danych kontaktowych do obsługi wydarzenia (tzw. tracking pracowników);
    2. obowiązkowe maseczki lub przyłbice u wszystkich pracowników i kontraktorów, szczególnie mających kontakt z uczestnikami wydarzenia;
    3. dezynfekcja dłoni przy wejściu-wyjściu na teren imprezy;
    4. w szatniach i toaletach dostępne środki do dezynfekcji;
    5. oznaczenie dedykowanych pojemników na zużyte środki ochrony osobistej;
    6. organizacja posiłków (jeśli wystąpią) w podziale na grupy i w formie „na wynos”;
    7. wyposażenie personelu sprzątającego w środki ochrony osobistej oraz środki do dezynfekcji;
    8. szkolenie pracowników w zakresie bezkontaktowej obsługi publiczności oraz procedur stosowanych na imprezie;
    9. planowanie harmonogramu organizacji wydarzenia tak, aby jak najmniejsza liczba osób pracowała w jednym czasie w jednym miejscu;
    10. opracowanie odpowiednich zapisów do umów z kontrahentami i pracownikami na umowę zlecenie/dzieło (np. klauzula RODO dotycząca udostępniania danych GIS, oświadczenie o stanie zdrowia);
    11. opracowanie odpowiednich zapisów do instrukcji BHP uwzględniających wytyczne GIS.

Polityka informacyjna dla uczestników wydarzeń

  1. Organizator wydarzenia dokonał aktualizacji swoich regulaminów pod kątem wprowadzenia do nich dodatkowych zapisów w zakresie bezpieczeństwa epidemicznego:
    1. klauzule dot. ochrony danych osobowych, umożliwiające Organizatorowi udostępnienie Głównemu Inspektoratowi Sanitarnemu i służbom porządkowym danych osobowych uczestników imprezy;
    2. obowiązek samodzielnego wyposażenia się uczestnika w materiały ochrony osobistej (maseczka, rękawiczki);
    3. złożenie przez uczestnika obowiązkowego pisemnego oświadczenia przy wejściu na imprezę lub wcześniej drogą online, że uczestnik, według swojej najlepszej wiedzy, nie jest osobą zakażoną oraz nie przebywa na kwarantannie lub pod nadzorem epidemiologicznym.
  2. Uczestnicy zostali poinformowani z wyprzedzeniem:
    1. o tym, że uczestnictwo w wydarzeniu jest równoznaczne z akceptacją ww. Regulaminu, którego zapisów Uczestnik jest zobowiązany przestrzegać;
    2. o zasadach uczestnictwa w danym wydarzeniu pod kątem zasad logistyki i bezpieczeństwa na terenie wydarzenia.
  3. W powyższej komunikacji Organizator wydarzenia wykorzystał wszystkie dostępne kanały informacyjne.
  4. Zbieranie danych osobowych i kontaktowych:
    1. dane te umożliwiają łatwy kontakt z uczestnikami wydarzenia po jego zakończeniu;
    2. zbieranie ich nie jest obligatoryjne, ale rekomendowane w miarę możliwości, tak by ułatwić służbom sanitarnym dochodzenie epidemiologiczne na wypadek wykrycia, że osoba zakażona brała udział w danym wydarzeniu;
    3. po ich pozyskaniu dane będą przechowywane przez Organizatora przez 2 tygodnie.
  5. Sposoby zbierania danych:

Uczestnicy z dostępem online:

  1. rejestracja online na stronie wydarzenia (https://www.facebook.com/events/2797421783699911/);
  2. akceptacja regulaminu z RODO i z oświadczeniem Uczestnika, że jeżeli wystąpią u niego objawy choroby nie weźmie udziału w wydarzeniu i poinformuje o tym organizatora;
  3. kontakt z Organizatorem w celu weryfikacji danych i potwierdzenia udziału, równoznacznego z dopisaniem do listy uczestników (sprawdzanych przy wejściu na teren Imprezy);
  4. przy wejściu poświadczenie tożsamości za pomocą nazwiska/hasła/kodu ustalonego w drodze rejestracji.

Uczestnicy bez dostępu online:

  1. wcześniejszy kontakt z Organizatorem (telefoniczny, mailowy lub poprzez jeden z profili w social media) z organizatorem w celu:
  2. rezerwacji wejściówki;
  3. zebrania danych trackingowych wraz z akceptacją regulaminu z RODO i oświadczenia, że jeżeli wystąpią u uczestnika objawy choroby, nie weźmie udziału w wydarzeniu i poinformuje o tym organizatora;
  4. poinformowaniu o procedurze wejścia.
  5. dla osób przychodzących bezpośrednio na miejsce wydarzenia: w miejscach informujących o wydarzeniu znajduje się informacja o konieczności przyjścia z odpowiednim wyprzedzeniem oraz o procedurze zbierania danych przed wejściem.

Zasady bezpieczeństwa na terenie wydarzenia

  1. Wydarzenie w całości odbędzie się na świeżym powietrzu, bez obiektów i przestrzeni zamkniętych, wewnętrznych (indoor).
  2. Zachowanie higieny podczas wydarzenia uwzględnia:
    1. środki do mycia i dezynfekcji dostępne na terenie imprezy, m.in. w toaletach oraz przy wejściu (wyjściu) na teren imprezy, z uwzględnieniem potrzeb osób z niepełnosprawnością;
    2. udostępnienie możliwie jak największej liczby toalet i organizacja przedsięwzięcia tak, aby móc zachować wymagany dystans;
    3. oznaczenie dedykowanych pojemników na zużyte środki ochrony osobistej, postępowanie z odpadami zgodnie w Wytycznymi Ministerstwa Klimatu i GIS;
    4. udostępnienie wyłącznie bezdotykowych podajników na ręczniki papierowe;
    5. umieszczenie w widocznych miejscach instrukcji mycia rąk według rekomendacji GIS z uwzględnieniem potrzeb osób z niepełnosprawnością i dzieci (odpowiednia wysokość);
    6. sprzątanie, dezynfekcja toalet ze zwiększoną częstotliwością, minimum raz na godzinę.

Dodatkowe procedury dla imprez plenerowych

Obowiązek zachowania 2-metrowej odległości pomiędzy uczestnikami.

  1. Zwiększenie liczby dostępnych toalet i umywalek przenośnych z dostępem do wody, mydła i środków do dezynfekcji, z obsługą, która regularnie je myje i dezynfekuje.
  2. Zapewnienie obsługi do możliwie najczęstszego czyszczenia uchwytów otwierających drzwi pomieszczeń i toalet.
  3. Dezynfekowanie toalet i umywalek po każdym dniu imprezowym.
  4. Wyraźne oddzielenie i oznaczenie terenu dla widowni (aby uniemożliwić mieszanie się publiczności z osobami postronnymi, np. spacerowiczami).

Procedury postępowania w przypadku potwierdzenia zakażenia wirusem SARS-CoV-2 uczestnika lub obsługi wydarzenia

  1. Organizatorzy mają obowiązek udostępnić listę uczestników i pracowników odpowiednim pracownikom Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej.
  2. Stosowanie się do wytycznych Głównego Inspektora Sanitarnego dostępnych na stronie gov.pl/web/koronawirus/ oraz gis.gov.pl, odnoszących się do osób, które miały kontakt z zakażonym.

ZAJMUJEMY SIĘ ORGANIZACJĄ ORAZ PROFESJONALNĄ OBSŁUGĄ IMPREZ I WYNAJMEM ATRAKCJI NA IMPREZY REKREACYJNE, ROZRYWKOWE ORAZ INTEGRACYJNE (TEAMBUILDING).